Az ingatlangazdálkodás 4 fő feladata

Az ingatlangazdálkodás, vagy ahogy sokan ismerik, facility management egy komplex szolgáltatási halmaz, amely több szakterületet is felölel. Célja, hogy az emberek, a hely, a folyamatok és a technológia harmonizálásával biztosítsa az épített környezet funkcionalitását, kényelmét, biztonságát és hatékonyságát. De mi a jelentősége az ingatlangazdálkodásnak és milyen hatást gyakorol a létesítményre? Miért van rá ma nagyobb szükségünk, mint valaha? Ahhoz, hogy ezt megértsük, a legjobb ha részekre bontjuk a feladatait. Alábbi cikkünkben közelebbről megvizsgáljuk a létesítménygazdálkodás négy fő pillérét: az embereket, a folyamatokat, az épületet, a technológiát és ezek kapcsolatát. Emellett pedig bemutatunk egy innovatív megoldást, amely új szintre emeli az ingatlangazdálkodást.

1. A folyamatok kialakítása és optimalizálása

Hogyan láthatná el a facility manager hatékonyan a feladatait az ezeket irányító folyamatok szabályozása nélkül? Jól működő folyamatokkal szervezettség és rend alakítható ki a létesítményben, amely többek között a dolgozók elégedettségére is pozitív hatással van.  Az ingatlangazdálkodási szakemberek feladata kettős: meghatározzák az irányítási területeket és hozzáigazítják a folyamatokat ezekhez. Amikor ismeretlen helyzet adódik a létesítményben, az ő feladatuk, hogy rendet teremtsenek a káoszból, és megismételhető keretforgatókönyvet állítsanak fel a hasonló körülmények jövőbeni kezelésére. A folyamatok fejlesztésével együtt a létesítménygazdálkodás hatóköre is bővül. Az új folyamatok különböző részlegeket, alkalmazottakat, eszközöket, berendezési tárgyakat és tereket érinthetnek, amelyek mindegyike a facility manager felelősségi körébe kerül. 

Íme néhány a gyakori folyamatok közül, amiért gyakran az ingatlangazdálkodás a felelős:

• Alvállalkozói munkák megrendelése, ellenőrzése és elszámolása
• Helyfoglalás, parkolás a létesítményen belül
• Vendégek és látogatók fogadása és ellenőrzése
• Vészhelyzeti intézkedések kialakítása 

2. Épületfenntartás karbantartása és javítása

Az ingatlanüzemeltetők jellemzően szünet nélküli felügyelet mellett biztosítják szolgáltatásaikat, melyeknek köszönhetően a létesítmények zavartalanul működhetnek. Fő feladataik közé tartozik a műszaki berendezések karbantartása, javítása valamint a karbantartási tervek elkészítése. A facility managerek felelősek az épületfelügyeleti rendszerek üzemeltetéséért, gyakran biztosítanak 24 órás készenléti szolgálatot és internetes hibabejelentő rendszert is. 

Hozzájuk fordulhatnak a hűtő, fűtő és légtechnikai rendszerek meghibásodása, vagy akár duguláselhárítás esetén is. A kisebb felújítási és átalakítási munkálatokat is elvégzik, vagy alvállalkozóval elvégeztetik. 

3. Egészségügyi és biztonsági management

Az egészségügyi és biztonsági terület irányítása kiemelten fontos ingatlangazdálkodási kötelesség, amely számos részfeladatot foglal magában. Ilyenek például a tűz-, a víz-, és az elektromos biztonság, valamint a személyek biztonsága és egészségének megőrzése. A létesítménygazdálkodási teendők fontos része a biztonsági audit, amely során a szakemberek ellenőrzik az épületek, a rendszerek és minden olyan berendezés általános állapotát, ami közvetlenül befolyásolja a biztonságot. Az ellenőrzést követően a tervek elkészítése, és végül egy olyan rendszer kidolgozása a feladat, amely egyértelműen dokumentált protokollokat tartalmaz a lehető legtöbb kockázati forgatókönyv kezelésére.

A hatóságok által előírt egészségügyi és biztonsági előírások, szabványok nyomonkövetése és betartatása is az ingatlangazdálkodás hatáskörébe tartozik. 

4. Alvállalkozók kezelése

A vagyongazdálkodási szakemberek gyakran támaszkodnak alvállalkozókra és egyéb szolgáltatókra munkájuk elvégzésében és a létesítmények hatékonyabb működtetésében. Számos céggel működhetnek együtt, beleértve az auditokat végző ellenőröket, kivitelezőket, vízvezeték-szerelőket, villanyszerelőket, festőket, szerelőket, takarítási szolgáltatásokat nyújtó és tisztítószerekkel foglalkozó cégeket. Ezeknek az alvállalkozóknak a menedzselése nagy kihívással járhat: 

• folyamatos tendereztetés, 
• a kapcsolattartási adatok, szerződések és árak naprakészen tartása, 
• a szolgáltatásaik beszervezése a karbantartási tervbe, 
• munkájuk felügyelete, elszámolása mind-mind az ingatlangazdálkodás feladata. 

+1 Innovatív technológia az ingatlangazdálkodás szolgálatában

A szektor fejlődésével a facility managereknek folyamatosan új kihívásokkal kell szembenézniük, általános és ad-hoc teendőik köre pedig egyre csak bővül. Szerencsére ezzel párhuzamosan a munkájukat támogató technológia is fejlődik. A fent kifejtett feladatokra jelenleg a digitális létesítménygazdálkodás nyújtja a leghatékonyabb megoldást.

Egy igazán jó facility management szoftverrel elérhető a létesítmény teljes átláthatósága, leegyszerűsödik az erőforrás management, optimalizálhatók a folyamatok és jövedelmezőbb gazdálkodás alakítható ki. 

Hogyan segíti az ingatlangazdálkodást a digitalizáció? 

A leghatékonyabb ingatlangazdálkodási szoftverek képesek lépést tartani és támogatást nyújtani a szakemberek komplex feladatainak elvégzésében. 

Támogatja a terület és eszközmenedzsmentet: a szoftver segítségével a teljes ingatlanállomány és valamennyi ingóság egy helyről kezelhető az összes kapcsolódó dokumentummal és fotóval együtt. A bérlők és bérlemények információit is könnyen áttekinthetővé és monitorozhatóvá teszi.

Segít a karbantartási és javítási feladatok ellátásában: digitálisan menedzselhetővé teszi a karbantartási és hibaelhárítási folyamatokat. Naprakész, minden fontos információt tartalmazó műszerfallal rendelkezik, ami segíti a facility managerek munkáját, hogy egyetlen határidőt és fontos feladatot se mulasszanak el. Felhasználóbarát felületet biztosít a hibabejelentésre és digitálisan kezelhetővé, ezzel együtt pedig praktikusan elszámolhatóvá teszi a munkalapokat.

Egyéb erőforrás-gazdálkodásban érintett részlegek támogatása: a rendszer minden létesítménygazdálkodáshoz kapcsolódó pénzügyi adatot képes integráltan kezelni a releváns vállalatirányítási modulokkal. Automatikusan összeköti például a fizethető státuszban lévő munkalapokat a vonatkozó költséghely büdzsével. Könnyen tervezhetővé teszi az irodák elrendezését és a betáplált emberi erőforrás adatai alapján segít kiválasztani a legalkalmasabb szakembert az adott munka elvégzésére. 

Összefoglalás

Ahogyan az a cikkből is egyértelműen kiderül, az ingatlangazdálkodás feladatai rendkívül összetettek és egyre nagyobb kihívást jelentenek a szakemberek számára. A digitális facility management segítségével hatékonyabbá és egyszerűbbé tehető a munka, optimalizálhatóak a folyamatok és nagyságrendekkel jövedelmezőbbé tehető a létesítmények működtetése. 

hozzászólások